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… Gedanken eines Lifestyle Unternehmers

Tools in meinem Organisationssystem

Januar2

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Den Arbeitsalltag und sich selbst ohne großen Aufwand zu organisieren, heißt natürlich auch, sich zu beschränken und mit möglichst wenigen Tools auszukommen. Wieder zu Hause fing ich an für “meine in Costa Rica erstellte Liste” Tools  zu recherchieren, die meine initial erstellte Version ergänzen sollten:

1) Moleskine-Notizbuch

Mein Notizbuch war schon immer mit von der Partie. Ich liebe das Schreiben und genieße es, meinen zentralen Input mit Stift und Papier zusammen zu führen. Hier nütze ich einfach ein karriertes Din A6 Notizbuch mit wenig Schnick-Schnack. Ich habe es etwas erweitert, zum Beispiel habe ich Post-its auf der letzte Seite eingeklebt, sodass ich nicht immer Seiten rausreißen muss – im Grunde ist es aber ein einfaches Notizbuch. Ein Fach im Einband bietet Platz für Visitenkarten und Notizen. Ich nutze die einfachste Variante, ohne Kalender mit Tages-/Wochenblättern. Die einzelnen Tage trenne ich durch einen dicken Strich unter den ganz rechts das Datum schreibe, so nutze ich die Resourcen des Notizbuchs optimal. Mehr brauche ich nicht.

2) Projektlisten: Taskpaper. Txt deluxe

Projektlisten übernehmen die Funktion des Noitzbuchs und speichern den Input digital. Es reicht aus, wenn hier Listen im txt-Format verwendet werden. Ich stieß auf Taskpaper eine Mac Applikation, die genau das beinhaltete, was ich brauchte: Textfiles auf Steroiden. Die Funktionalitäten sind nur um das absolut Notwendigste erweitert: Man hat mit ein paar wenigen Shortcuts die Möglichkeit, Projekte zu sortieren, fertige Tasks zu streichen und zu archivieren. Mehr benötigt man nicht. Anfangs braucht man nur eine Liste für Projekte (eigene Projekte, Kunden, geplante Aktivitäten, etc.) Im Endeffekt kommt hier alles rein, was in der Happy-Matrix aufgelaufen ist. Wenn mehrere Listen entstehen, sollte in einer Hauptliste die Übersicht behalten werden. So sehe ich beim morgentlichen Blick auf die Hauptliste sofort, dass ich mich um mehrere Projekte kümmern muss. Ich habe Taskpaper etwas genauer unter die Lupe genommen (Link).

3) E-Mail: Google Gmail

Input von Außen sollte, abgesehen vongelegentlichen Telefonanrufen natürlich, so weit wie möglich per E-Mail erfolgen. Wenn man den Eingang nur zu bestimmten Zeiten checkt, kann man den Kanal als reines asynchrones  Medium nutzen. Man arbeitet den Eingang zügig durch und überträgt wichtige Details in die Projektlisten. So kann man ohne großen Aufwand seinen Posteingang leer halten und alle offenen Punkte überblicken. Ich muss also ein System schaffen, das mir erlaubt, die E-Mails in meinem Eingang gut zu archivieren und weiter zu verarbeiten. Nach dem Lesen muss jede Email aus dem Posteingang gelöscht werden, ohne dass die Info verloren geht.
Gmail mit ein paar simplen Anpassungen erfüllt diesen Zweck zu 100%. Hier geht’s zu den Beiträgen: Ordnung in den Emails Teil 1, Teil 2 und Teil 3.

4) Termin-Kalender: Google Calendar

Termine sind notwendig, man sollte sie aber so effektiv wie möglich verwalten, sodass man keinen einzigen Termin im Kopf behalten muss. Hier besteht schnell die Gefahr, seine Freiheit einzuschränken und den Kopf nicht für die wesentlichen Dinge frei zu haben. Mit einem guten Termin-Kalender sollte die Zeitplanung auf einen Blick einsehbar sein. Termine sollten sich einfach verwalten lassen, leicht mit meinem Email-Programm  und dem Handy synchronisierbar sein und von überall – vor allem auch vom Handy aus – auf einen Blick einsehbar sein.
Terminanfragen erhält man in der Regel per E-Mail als auch im persönlichen Gespräch oder am Telefon. Mit Google Calendar habe ich die für mich ideale Lösung gefunden. Hier kann ich ebenfalls mit wenigen Klicks meine kompletten Termine eintragen und verwalten: entweder direkt über mein Handy, oder old school, indem ich den Termin aus meinem Moleskine eintrage.

5) Handy: Motorola Milestone
Das Handy sollte neben den normalen Funktionen vor allem die Termine aus dem Kalender abrufbar und bearbeitbar machen. Es sollte browserfähig sein, sodass man Informationen spontan recherchieren kann, ohne den Laptop zu nutzen. Da ich mich bei den anderen Lösungen schon für Google entschieden hatte, fiel also auch hier die Wahl auf das Android-Betriebssystem, in Verbindung mit einem Motorola Milestone. So konnte ich sowohl surfen, als auch einfach auf meine E-Mails zugreifen. Über ein Widget kann ich meine Termine einfach einsehen und abrufen. Simpel aber effektiv.

gespeichert unter: Happy-Matrix

Email wird natrlich nicht ver&oouml;ffentlicht

Bsp. fr eine Website

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