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… Gedanken eines Lifestyle Unternehmers

Ordnung in den Emails Teil 2

Januar26

Theoretisch kann man wie in Teil 1 beschrieben mit Gmail Herr über die Email-Flut werden, also los…

Labels: Sortieren, ausmisten und Stauräume schaffen.

Wie beim richtigen Aufräumen muss man sich einen Überblick verschaffen und dann jedem Objekt einen Platz einräumen. Wem aufräumen keinen Spass macht, der versucht so schnell und effektiv wie möglich, die Sache hinter sich zu bringen. Effektives Aufräumen bedeutet, nichts zweimal anzufassen und sofort zu wissen, wo man es hinräumen oder wegwerfen muss. Nichts anderes ist es mit den E-Mails.
Im Idealfall hat man sich bisher auf den viel gepriesenen großen Speicher verlassen – die Anzahl der E-Mails im Posteingang war schon jenseits der 1000 und wenn man etwas gesucht hat, klickte man sich einfach duch die älteren Nachrichten, bis man das Gesuchte gefunden hatte. Eine weitere Möglichkeit wäre, die alten Mails alle zu importieren. Das ist genau die Datengrundlage mit der man arbeiten kann.
Dadurch verschafft man sich einen Überblick und ordnet ihnen erstmal die unten beschrieben Lables zu.

Hierfür geht man die Emails von oben nach unten durch und vergibt eines oder mehrere Label. (>>Einstellungen >> Labels >> Label erstellen, Label ausblenden)

  1. Person
  2. Projekt
  3. Kunde
  4. sonstiges

Als nächstes legt man 3 sichtbare Label (>>Einstellungen >> Labels >> Label erstellen, Label ausblenden) an. Sie stellen die Listen dar, die alle Projektstände mit einen Blick kontrollieren lassen. Jede der Konversationen, die mit einer Person, einem Projekt, einem Kunden oder etwa mit “Rechnungen” gelabelt wurde, sollte im Idealfall zu einer der folgenden Listenpunkte passen. Wenn nicht dann ist die Konversation erledigt und kann archiviert werden. Die folgenden Punkte sind:

  1. offene Anfragen
  2. zu erledigen
  3. offene Projekte

Für unsere Webprojekte bekomme ich oft Vermarktungsanfragen unterschiedlichster Art, aber auch Kundenanfragen werden der Kategorie “offene Anfragen” zugeordnet. “Zu erledigen” ist die klassische To-do Liste. Alles was per Email reinkommt und erledigt werden muss, landet auf dieser Liste. Das Feature “Spezial Markierungen” der Google Labs lässt es zu, einige Emails mit einem Stern oder einem Ausrufezeichen zu markieren. Da generell versucht wird, die Liste so kurz wie möglich zu halten, u.a. durch Deligieren an Freelancer und Mitarbeiter sollte diese Liste eh nie zu lange werden. Die “offenen Projekte” sind all die E-Mails, die ein laufendes Projekt betreffen. Erst wenn eine Konversation abgeschlossen ist oder durch eine andere ersetzt wurde, verschwindet der Thread aus dem Ordner.

Direkteinsprünge in Labels

In Verbindung mit Taskpaper gibt es eine schöne Möglichkeit, direkt in bestimmte Label-Kombinationen zu springen.
Wenn man den Kunden-Namen aus der Projekt-Übersichts-Seite mit

https://mail.google.com/mail/#label/offene-projekte+kunde aufruft, landet man direkt auf der Übersichtsseite der offenen Projekte mit Kunde X. Das schöne ist, dass sich dieses System dynamisch entwickelt und man keine aktive Projektverwaltung betreiben muss.

Dies geht natürlich mit allen erdenklichen Kombinationen. Das Rechnungsystem für Eingangs- und Ausgangsrechnungen muss auch kein eigenes Produkt sein. Man erstellt eine Liste in Taskpaper, in der man die jeweilige Rechnungen verlinkt oder auf die Label Seite der Rechnungen verlinkt. Im Ideallfall schlagen alle Rechnungen da auf, und nach einer kurzen Kontrolle mit der Taskpaper-Strichliste, können Sie an den Steuerberater weitergeleitet werden. Rechnungen, die man überweisen muss, kann man beispielsweise mit einem Ausrufezeichen aus dem Spezial-Markierungsfeature versehen. Eine einfache suche nach den beiden Labels “zu erledigen” und “Rechnungen” und man kann eine Rechnung nach der anderen überweisen und archievieren. Wer auf Nummer sicher gehen will, zippt die Rechnungen in regelmäßigen Abständen und lädt sie lokal auf die Platte oder nutzt die Cloud.

Sich selbst Reminder schicken

Eine weitere nette Variante: Man kann sich selbst E-Mails schreiben, um sich an Dinge zu erinnern, oder etwas auf dem Radar zu behalten. Angenommen man hat ein Buch verliehen, dann schreibt man sich selbst eine E-Mail mit dem Betreff: “Buch X am 1.2. an Y” verliehen und hat diese Info immer präsent.

Muster erkennen

Nach kurzer Zeit lassen sich Muster erkennen, wie etwa:

  • monatliche Mobilfunkrechnung
  • Server-Kosten
  • Domainkosten
  • Provisionsgutschriften über unsere Webportale.

Da man zum Beispiel eingehende Provisionen aus Produktivitätssicht alle an einem Tag zusammen bearbeiten sollte, macht es Sinn, sie so schnell wie möglich ordentlich zu verstauen, bis der Tag der Abrechnung naht. Diese E-Mails haben einige Gemeinsamkeiten, die man mit einem Filter abfangen kann: Alle haben meist bis auf die Rechnungsnummer identische Betreffs, sie haben einen Anhang, sie wurden von einer bestimmten E-Mail-Adresse versendet. Wenn man einen Filter erstellt, der genau diese Parameter enthält, hat man ruckzuck die Möglichkeit, ganze Konversationen zu verwalten.
Andere Muster lassen sich sehr gut mit Hilfe der Suchoperatoren erkennen. Man kann beispielsweise die bisherigen Email-Quellen mit dem Suchparameter “From:absender” filtern. Je mehr Ergebnisse erscheinen, desto mehr Email bekommt man vom dem Absender.

Die Suchparameter

Wenn der Account einmal durchstrukturiert ist, und sichergestellt wurde, dass alle Labels automatisch vergeben werden, herrscht im Posteingang herrliche Ruhe. Wenn Beispielsweise ein Kunde eine Rechnung nicht bekommen hat, lässt sich mit den Suchparametern auf vielfältige Art und Weise der Aufenthaltsort der fehlenden Rechnung herausfinden.
Mit den Abfragen: “from:firma”"label:kunde” “has:attachment” “subject:rechnungsnummer” “filename:rechnung-kunde” “after:tt/mm/jj” “before:tt/mm/jj” “is:chat” lässt sich so gut wie jede Konversation minutiös aufschlüsseln, und der Verbleib der Rechnung kann relativ einfach geklärt werden. Das macht zwar keinen Spass, ist aber eine gute Übung und zeigt, dass sich das eigene System bewährt.

Die Suchparameter können natürlich noch viel mehr Unterstützung leisten. Wenn man Rechnungen überweisen möchte, muss man nur nach “label:rechnungen” “label:zu-erledigen” suchen, und schon hat man alle zu überweisenden Rechnungen auf einen Blick. Bei dieser Gelegenheit bietet es sich natürlich an, eine Kopie auf die Platte zu ziehen oder die Exemplare gleich vollständig an den Steuerberater weiter zu leiten. Oder wenn man beispielsweise mit einem Freelancer telefoniert, holt man sich einfach alle Diskussionspunkte durch “label:name” “offene projekte” auf den Schirm.

Die Filter

Oft besteht der größte Teil der Emails aus Newslettern, die einem entweder untergejubelt werden oder die man tatsächlich abonniert hatte. Eines ist jedoch sicher:
Niemand liest sie. Meist gibt man ihnen unterbewußt das Prädikat “nicht wertvoll” mit, was man an den vielen ungelesenen Emails im Posteingang erkennt. Sie waren intuitiv nicht wichtig genug, gelesen zu werden.
Je mehr ungelesene Konversationen zu einem Absender auftauchen, desto sicherer kann man sich sein, dass die Informationen nicht wichtig genug sind. Hier muss man sich entscheiden, ob man beispielsweise den Newsletter abbestellt, oder aber ihn direkt archiviert. Hierzu erstellt man einen Filter, führt die Testsuche aus und setzt das Häkchen bei “Posteingang überspringen”. So verpasst man keine Ausgabe und wenn einen mal die Leselust packt: Das Archiv hält alles bereit.
Das Gleiche funktioniert auch für Absender, die sich nicht abwimmeln lassen – sei es durch Werbung oder anderen Datenmüll, etwa aus den Sozialen Netzen. Anstatt zu archivieren, können bestimmte Emails auch automatisch gelöscht werden.

Weiterleitungen

Manche Informationen laufen etwa über den Firmen-Login, die weitere Kommunikation übernimmt dann aber ein Mitarbeiter. Hierfür haben sich Weiterleitungen als nützlich erwiesen. So ist man selbst immer kurz im Bilde, etwa wenn ein Server spinnt, die Weiterleitung stellt aber sicher, dass sich jemand des Problems annimmt.
Über Einstellungen >> Konten und Import >> Email senden als, können zusätzliche Mail-Adressen eingetragen werden, die alle im Gmail Account gebündelt werden. Beim Fenster zum Email-Schreiben erscheint dann ein Drop-Down-Menu, auf dem man den Absender auswählen kann. So kann man das Rechnungswesen z.B. über die E-Mail-Adresse rechnung@firma.de laufen lassen, die Werbeanfragen eines Projekts unter werbung@projekt.de beantworten und alles in einem Account bündeln. Mehr braucht es nicht.

Optische Aspekte

Unter >>Einstellungen >> Labels >> In Labelliste anzeigen können alle nicht unbedingt benötigten Labels ausgeblendet werden. Für mich ist bei den meisten Labels nur die Funktionalität wichtig. Für die optische Kontrolle brauche ich nur die Ordner @offene Projekte, @zu erledigen, @offene Anfragen. Denen gebe ich noch eine dezente Farbe mit, sodass mir die Wichtigkeit bewusst wird.

Fazit

Mit etwas Aufwand, Fleiß und Hirnschmalz lässt sich Ordnung in das Chaos bringen. Wenn man nun den Posteingang als eine der Schaltzentralen seines kreativen Tuns sieht und ihn nur wenige Male am Tag aufruft, lernt man loszulassen. Alles ist aufgehoben, alles hat seine Ordnung. Nun kann man seine gesamte Energie auf ein Projekt oder eine Freizeitaktivität verwenden. Auch wenn man die Labels und Filter öfters zu Recherche-Zwecken aufruft, etwa aus Taskpaper heraus, fühlt man sich nicht gleich genötigt hektisch eine Email zu beantworten. Man nimmt im Vorbeiklicken lediglich wahr, dass mittlerweile ein paar Emails auflaufen, und weiss intuitiv, dass es keine 10 Minuten dauert, die aufgelaufenen Emails zu beantworten und zu bearbeiten. So macht Arbeiten Spass! Zum Teil 3 gehts hier weiter…

gespeichert unter: Business, Lifestyle-Design

Email wird natrlich nicht ver&oouml;ffentlicht

Bsp. fr eine Website

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