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… Gedanken eines Lifestyle Unternehmers

Ordnung in den E-Mails Teil 3

Februar1

Mit den Emails ist es wie nach einer Diät: Nur weil man den perfekten Plan vorliegen hat, bleibt der E-Mail Eingang nicht automatisch schlank. Man muss etwas dafür tun! Zum einen sollte man natürlich weiterhin der in Teil 1 und Teil 2 beschriebenen Vorgehensweise folgen, zum zweiten sollte man sich eine gewisse E-Mail Kultur aneignen und hoffen, dass Andere sie nützlich finden und auch annehmen. So könnte man die alltägliche E-Mail-Flut um Einiges angenehmer gestalten. Der Tag ist zu schön, als ihn durch uneffektiven Umgang mit E-Mails zu verschwenden.

Gut Ding will Weile haben.

Jeder denkt immer, SEINE E-Mails sind die wichtigsten: Es wird mit Großbuchstaben, Ausrufezeichen, ASAPST gearbeitet – und schnell sind die Gemüter über ein Problem erhitzt. Wenn jeder sich etwas zurücknimmt, dem anderen erstmal Gutes unterstellt und über den ein oder anderen hitzigen E-Mail-Entwurf noch mal schläft, erledigen sich viele Probleme von selbst. In einer idealen Arbeitswelt würde man sich wünschen, dass  alles, was im Ordner @offene Projekte liegt, nie länger als 24 Stunden unbeantwortet bleibt. Man kann nur mit gutem Beispiel voran gehen und selbst innerhalb dieser Frist antworten. Wichtig ist aber, sich nicht zum Sklaven der Probleme Anderer und der eintrudelnden E-Mails zu machen, sondern sich zur passenden Zeit damit zu befassen und selbst mit Ausrufezeichen sparsam zu sein.

In der Kürze liegt die Würze

Ich neige auch zu Romanen in E-Mails. Dennoch sollte man sich in E-Mails immer kurz fassen. Wenn man es herunter bricht: In E-Mails kommt es nur auf die übermittelte Information in ansprechender optischer und vor allem verbaler Verpackung an. Html-Emails in Farben sind out. Stattdessen kann man auch in Textdateien Inhalt gut präsentieren:

  • - Um //Überschriften hervorzuheben, kann man sich #Sonderzeichen bedienen
  • - alphabetische oder nummerierte Listen eigenen sich hervoragend zum Gliedern und Strukturieren
  • - Die richige Ansprache sowie eine gut gewählte Betreffzeile wirken ansprechend und helfen die E-Mail im System zu verwalten

Genau so wichtig ist die strukturierte Bezugnahme. Im Idealfall zitiert man den Absatz, auf den man Bezug nimmt, etwa

>> Ihre Designvorschläge nehmen wir wie von Ihnen  vorgeschlagen an, wir erwaten dann noch das neue Logo

- In Ordnung, anbei erhalten Sie das neue Logo in den passenden Größen für die Website

So wird immer klar, über was geredet wird, man spart Zeit und der E-Mail-Partner erkennt seine eigenen Worte wieder.

Wem dies zu unpersönlich ist, der kann natürlich das Gesagte nochmal in eigenen Worten zusammenfassen. Wichtig ist eben immer die Bezugnahme. Für ein nettes Wörtchen sollte eh in jeder E-Mail Platz sein: Die Arbeit soll ja schließlich ehrlich sein und Spass machen!

Keep it Simple!

Was man tunlichst vermeiden sollte sind Rundmails. Bill Gates wird sein Vermögen verschenken, und der nette Nigerianer, der mal kurz 10 Millionen Dollar parken will hat, auch nichts Gutes im Sinn.  Die Zeiten in denen man Powerpoints an zig Bekannte verschickt sind meiner Meinung nach auch vorbei. So etwas müllt nur den Posteingang zu, bringt zig Millionen E-Mail-Adressen in den Umlauf und kostet einen Haufen Zeit. Wer lustig sein will, kann das in Skype  oder in den sozialen Netzwerken tun. Viele der Gags sind online verfügbar. So kriegen die Betreiber für ihre Auswahl noch ein bisschen Traffic, ich kann in Ruhe auf einen Link klicken, wenn ich Lust dazu habe und die E-Mail-Flut hat ein Stauwehr mehr erhalten.

Das Gleiche gilt natürlich für Geschäftsmails. Sobald mehrere Leute eine Information erhalten müssen, addressiere ich alle direkt. Wenn jemand auf cc steht, bedeutet das immer, dass er nicht unmittelbar am Projekt beteiligt ist. In der Regel geht er davon aus, dass das Problem schon behoben wird. Also lieber direkt ansprechen oder erst gar nicht über das Problem in Kenntnis setzen, sondern es lösen. Emails an größere Gruppen, etwa eine Party-Einladung, sollte man immer in BCC verschicken. So bleiben die einzelnen Personen geschützt.

Immer der richtige Ansprechpartner

Dadurch, dass man in Gmail sehr einfach viele verschiedene E-Mail-Accounts bündeln und mit unterschiedlichen Signaturen versehen kann, kann man jede E-Mail so persönlich wie möglich oder nötig beantworten. Für meine unterschiedlichen Signaturen verwende ich das Google-Lab Feature gespeicherte Antworten.  Per Klick auf eine Schaltfläche neben dem Erstellungsformular kann man hier Textbausteine einfügen. Neben unterschiedlichen Signaturen sind das zum Beispiel auch Standart-Antworten auf bestimmte E-Mailanfragen, zum Beispiel Linktausch-Geschichten.

Eine gute Signatur besteht aus: Name, Anschrift des Unternehmens, Fon & Fax, E-Mail & Website. Unter Umständen noch Geschäftsführer und USTID und das wars. So lassen sich die Kontaktdaten auch einfach in einen Kalender kopieren.

Ich denke, durch diese Vorgehensweise einen einigermaßen effektiven und “umweltfreundlichen” Umgang mit E-Mails zu pflegen.

gespeichert unter: Business, Lifestyle-Design

Email wird natrlich nicht ver&oouml;ffentlicht

Bsp. fr eine Website

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