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… Gedanken eines Lifestyle Unternehmers

Ordnung in den E-Mails – Teil 1

Januar21

“Es gibt keine Informationsflut, es gibt nur schlechte Filter.” Clay Shirky

Ordnung im Posteingang ist nicht nur das halbe sondern das ganze Online-Leben. Wer Herr über seine E-Mails sein möchte, muss seinen Posteingang sauber halten und gut organisieren. Wenn man eine asynchrone Arbeitsweise verfolgt, ist der E-Mail-Eingang der zentrale Punkt in der Kommunikation und dementsprechend wichtig.
Dennoch verstehe ich den ganzen Hype nicht, der um E-Mails gemacht wird. Es gibt zig Produktivitäts-Plugins und sogar ein Buch über E-Mail-Produktivität wird gerade geschrieben. Dabei ist die Organisation denkbar einfach: Wer Ordnung haben möchte, muss den für seine Ansprüche perfekten Stauraum haben und dann aufräumen.

Der perfekte Stauraum

Für meine Ansprüche ist der perfekte Stauraum Gmail. Da ich versuche, meinen Aufwand mit E-Mails so gering wie möglich zu halten, brauche ich ein Tool, das in möglichst minimalistischer Ausführung mit so vielen Schubladen wie möglich meine vielen verschiedenen E-Mail-Accounts bündelt und mir einen perfekten Überblick bietet. Ich wollte versuchen, mit so wenig Schnick-Schnack wie möglich Herr meiner E-Mails zu sein und auf einen Blick wissen, was als nächstes zu tun ist. Mir war wichtig, jeden Tag so weit wie möglich entscheiden zu können, was wichtig, was zu tun ist und was nicht. Klar gibt es fixe Termine und persönliche Treffen, für den Rest war mir aber wichtig, intuitiv aus einem Pool an Aufgaben zu wählen. Ich wollte von den Dingen, die zu erledigen waren, immer auch diejenigen zuerst machen, die in dem Moment am meisten Spass machten.

Ich nutze Gmail mit dem minimalistische Layout (>>Einstellungen >> Registerkarte Designs >>Miniaturansicht “minimalistisch“), da ich folgende Punkte für mein System als ideal erachte:

  • Die Offline-Version ermöglicht E-Mail-Zugriff auch dann, wenn keine Internetverbindung vorhanden ist. Das ist ideal, wenn man offene Projekte unterwegs bearbeiten möchte, etwa im Flugzeug.
  • Labels können genau das Gleiche wie Ordner, sie haben neben der visuellen Strukturierung noch einen entscheidenden Vorteil: Sie können mehrfach vergeben werden. Mein System sieht vor, jede E-Mail einer Person, einem Kunden oder einem Projekt zuzuweisen und nach wichtigen Begriffen filtern zu können. Ich brauche die Verbindungen nicht ständig auf dem Radar haben – wenn ich etwas suche, möchte ich es jedoch auf Anhieb finden. Mit Hilfe der mächtigen Suchoperatoren ist dies ohne weiteres möglich
  • Durch die gute Filter-Funktion ist man in der Lage, aktiv die Mail-Flut unter Kontrolle zu bringen, indem man bestimmten Adressen gleich Labels zuordnet und sie archiviert. Durch das Archiv hat man die Informationen für spätere Zeitpunkte mit einer Suchabfrage griffbereit, sie taucht aber gar nicht erst im Posteingang auf. Die Filterfunktion ermöglicht es, den Posteingang ähnlich wie einen Newsreader zu verwenden, besonders für Informationen wie Newsletter von Kunden, Partnern, Branchennews etc., die nicht unbedingt von den Betreibern öffentlich ins Netz gestellt werden.
  • Die Labs bieten eine große Anzahl an Features, mit deren Hilfe man sich alles “customizen” möchte, was man braucht. Der Senden & Archivieren Button ist ebenso nützlich wie das gespeicherte Antworten-Feautre .

Doch das beste System nützt nichts, wenn man es nicht umsetzen kann: in Ordnung in den E-Mails Teil 2 geht’s weiter mit der Filter & Lable-Einstellungen.

gespeichert unter: Business, Lifestyle-Design

Email wird natrlich nicht ver&oouml;ffentlicht

Bsp. fr eine Website

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