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… Gedanken eines Lifestyle Unternehmers

Ordnung in den Emails Teil 2

Januar26

Theoretisch kann man wie in Teil 1 beschrieben mit Gmail Herr über die Email-Flut werden, also los…

Labels: Sortieren, ausmisten und Stauräume schaffen.

Wie beim richtigen Aufräumen muss man sich einen Überblick verschaffen und dann jedem Objekt einen Platz einräumen. Wem aufräumen keinen Spass macht, der versucht so schnell und effektiv wie möglich, die Sache hinter sich zu bringen. Effektives Aufräumen bedeutet, nichts zweimal anzufassen und sofort zu wissen, wo man es hinräumen oder wegwerfen muss. Nichts anderes ist es mit den E-Mails.
Im Idealfall hat man sich bisher auf den viel gepriesenen großen Speicher verlassen – die Anzahl der E-Mails im Posteingang war schon jenseits der 1000 und wenn man etwas gesucht hat, klickte man sich einfach duch die älteren Nachrichten, bis man das Gesuchte gefunden hatte. Eine weitere Möglichkeit wäre, die alten Mails alle zu importieren. Das ist genau die Datengrundlage mit der man arbeiten kann.
Dadurch verschafft man sich einen Überblick und ordnet ihnen erstmal die unten beschrieben Lables zu.

Hierfür geht man die Emails von oben nach unten durch und vergibt eines oder mehrere Label. (>>Einstellungen >> Labels >> Label erstellen, Label ausblenden)

  1. Person
  2. Projekt
  3. Kunde
  4. sonstiges

Als nächstes legt man 3 sichtbare Label (>>Einstellungen >> Labels >> Label erstellen, Label ausblenden) an. Sie stellen die Listen dar, die alle Projektstände mit einen Blick kontrollieren lassen. Jede der Konversationen, die mit einer Person, einem Projekt, einem Kunden oder etwa mit “Rechnungen” gelabelt wurde, sollte im Idealfall zu einer der folgenden Listenpunkte passen. Wenn nicht dann ist die Konversation erledigt und kann archiviert werden. Die folgenden Punkte sind:

  1. offene Anfragen
  2. zu erledigen
  3. offene Projekte

Für unsere Webprojekte bekomme ich oft Vermarktungsanfragen unterschiedlichster Art, aber auch Kundenanfragen werden der Kategorie “offene Anfragen” zugeordnet. “Zu erledigen” ist die klassische To-do Liste. Alles was per Email reinkommt und erledigt werden muss, landet auf dieser Liste. Das Feature “Spezial Markierungen” der Google Labs lässt es zu, einige Emails mit einem Stern oder einem Ausrufezeichen zu markieren. Da generell versucht wird, die Liste so kurz wie möglich zu halten, u.a. durch Deligieren an Freelancer und Mitarbeiter sollte diese Liste eh nie zu lange werden. Die “offenen Projekte” sind all die E-Mails, die ein laufendes Projekt betreffen. Erst wenn eine Konversation abgeschlossen ist oder durch eine andere ersetzt wurde, verschwindet der Thread aus dem Ordner.

Direkteinsprünge in Labels

In Verbindung mit Taskpaper gibt es eine schöne Möglichkeit, direkt in bestimmte Label-Kombinationen zu springen.
Wenn man den Kunden-Namen aus der Projekt-Übersichts-Seite mit

https://mail.google.com/mail/#label/offene-projekte+kunde aufruft, landet man direkt auf der Übersichtsseite der offenen Projekte mit Kunde X. Das schöne ist, dass sich dieses System dynamisch entwickelt und man keine aktive Projektverwaltung betreiben muss.

Dies geht natürlich mit allen erdenklichen Kombinationen. Das Rechnungsystem für Eingangs- und Ausgangsrechnungen muss auch kein eigenes Produkt sein. Man erstellt eine Liste in Taskpaper, in der man die jeweilige Rechnungen verlinkt oder auf die Label Seite der Rechnungen verlinkt. Im Ideallfall schlagen alle Rechnungen da auf, und nach einer kurzen Kontrolle mit der Taskpaper-Strichliste, können Sie an den Steuerberater weitergeleitet werden. Rechnungen, die man überweisen muss, kann man beispielsweise mit einem Ausrufezeichen aus dem Spezial-Markierungsfeature versehen. Eine einfache suche nach den beiden Labels “zu erledigen” und “Rechnungen” und man kann eine Rechnung nach der anderen überweisen und archievieren. Wer auf Nummer sicher gehen will, zippt die Rechnungen in regelmäßigen Abständen und lädt sie lokal auf die Platte oder nutzt die Cloud.

Sich selbst Reminder schicken

Eine weitere nette Variante: Man kann sich selbst E-Mails schreiben, um sich an Dinge zu erinnern, oder etwas auf dem Radar zu behalten. Angenommen man hat ein Buch verliehen, dann schreibt man sich selbst eine E-Mail mit dem Betreff: “Buch X am 1.2. an Y” verliehen und hat diese Info immer präsent.

Muster erkennen

Nach kurzer Zeit lassen sich Muster erkennen, wie etwa:

  • monatliche Mobilfunkrechnung
  • Server-Kosten
  • Domainkosten
  • Provisionsgutschriften über unsere Webportale.

Da man zum Beispiel eingehende Provisionen aus Produktivitätssicht alle an einem Tag zusammen bearbeiten sollte, macht es Sinn, sie so schnell wie möglich ordentlich zu verstauen, bis der Tag der Abrechnung naht. Diese E-Mails haben einige Gemeinsamkeiten, die man mit einem Filter abfangen kann: Alle haben meist bis auf die Rechnungsnummer identische Betreffs, sie haben einen Anhang, sie wurden von einer bestimmten E-Mail-Adresse versendet. Wenn man einen Filter erstellt, der genau diese Parameter enthält, hat man ruckzuck die Möglichkeit, ganze Konversationen zu verwalten.
Andere Muster lassen sich sehr gut mit Hilfe der Suchoperatoren erkennen. Man kann beispielsweise die bisherigen Email-Quellen mit dem Suchparameter “From:absender” filtern. Je mehr Ergebnisse erscheinen, desto mehr Email bekommt man vom dem Absender.

Die Suchparameter

Wenn der Account einmal durchstrukturiert ist, und sichergestellt wurde, dass alle Labels automatisch vergeben werden, herrscht im Posteingang herrliche Ruhe. Wenn Beispielsweise ein Kunde eine Rechnung nicht bekommen hat, lässt sich mit den Suchparametern auf vielfältige Art und Weise der Aufenthaltsort der fehlenden Rechnung herausfinden.
Mit den Abfragen: “from:firma”"label:kunde” “has:attachment” “subject:rechnungsnummer” “filename:rechnung-kunde” “after:tt/mm/jj” “before:tt/mm/jj” “is:chat” lässt sich so gut wie jede Konversation minutiös aufschlüsseln, und der Verbleib der Rechnung kann relativ einfach geklärt werden. Das macht zwar keinen Spass, ist aber eine gute Übung und zeigt, dass sich das eigene System bewährt.

Die Suchparameter können natürlich noch viel mehr Unterstützung leisten. Wenn man Rechnungen überweisen möchte, muss man nur nach “label:rechnungen” “label:zu-erledigen” suchen, und schon hat man alle zu überweisenden Rechnungen auf einen Blick. Bei dieser Gelegenheit bietet es sich natürlich an, eine Kopie auf die Platte zu ziehen oder die Exemplare gleich vollständig an den Steuerberater weiter zu leiten. Oder wenn man beispielsweise mit einem Freelancer telefoniert, holt man sich einfach alle Diskussionspunkte durch “label:name” “offene projekte” auf den Schirm.

Die Filter

Oft besteht der größte Teil der Emails aus Newslettern, die einem entweder untergejubelt werden oder die man tatsächlich abonniert hatte. Eines ist jedoch sicher:
Niemand liest sie. Meist gibt man ihnen unterbewußt das Prädikat “nicht wertvoll” mit, was man an den vielen ungelesenen Emails im Posteingang erkennt. Sie waren intuitiv nicht wichtig genug, gelesen zu werden.
Je mehr ungelesene Konversationen zu einem Absender auftauchen, desto sicherer kann man sich sein, dass die Informationen nicht wichtig genug sind. Hier muss man sich entscheiden, ob man beispielsweise den Newsletter abbestellt, oder aber ihn direkt archiviert. Hierzu erstellt man einen Filter, führt die Testsuche aus und setzt das Häkchen bei “Posteingang überspringen”. So verpasst man keine Ausgabe und wenn einen mal die Leselust packt: Das Archiv hält alles bereit.
Das Gleiche funktioniert auch für Absender, die sich nicht abwimmeln lassen – sei es durch Werbung oder anderen Datenmüll, etwa aus den Sozialen Netzen. Anstatt zu archivieren, können bestimmte Emails auch automatisch gelöscht werden.

Weiterleitungen

Manche Informationen laufen etwa über den Firmen-Login, die weitere Kommunikation übernimmt dann aber ein Mitarbeiter. Hierfür haben sich Weiterleitungen als nützlich erwiesen. So ist man selbst immer kurz im Bilde, etwa wenn ein Server spinnt, die Weiterleitung stellt aber sicher, dass sich jemand des Problems annimmt.
Über Einstellungen >> Konten und Import >> Email senden als, können zusätzliche Mail-Adressen eingetragen werden, die alle im Gmail Account gebündelt werden. Beim Fenster zum Email-Schreiben erscheint dann ein Drop-Down-Menu, auf dem man den Absender auswählen kann. So kann man das Rechnungswesen z.B. über die E-Mail-Adresse rechnung@firma.de laufen lassen, die Werbeanfragen eines Projekts unter werbung@projekt.de beantworten und alles in einem Account bündeln. Mehr braucht es nicht.

Optische Aspekte

Unter >>Einstellungen >> Labels >> In Labelliste anzeigen können alle nicht unbedingt benötigten Labels ausgeblendet werden. Für mich ist bei den meisten Labels nur die Funktionalität wichtig. Für die optische Kontrolle brauche ich nur die Ordner @offene Projekte, @zu erledigen, @offene Anfragen. Denen gebe ich noch eine dezente Farbe mit, sodass mir die Wichtigkeit bewusst wird.

Fazit

Mit etwas Aufwand, Fleiß und Hirnschmalz lässt sich Ordnung in das Chaos bringen. Wenn man nun den Posteingang als eine der Schaltzentralen seines kreativen Tuns sieht und ihn nur wenige Male am Tag aufruft, lernt man loszulassen. Alles ist aufgehoben, alles hat seine Ordnung. Nun kann man seine gesamte Energie auf ein Projekt oder eine Freizeitaktivität verwenden. Auch wenn man die Labels und Filter öfters zu Recherche-Zwecken aufruft, etwa aus Taskpaper heraus, fühlt man sich nicht gleich genötigt hektisch eine Email zu beantworten. Man nimmt im Vorbeiklicken lediglich wahr, dass mittlerweile ein paar Emails auflaufen, und weiss intuitiv, dass es keine 10 Minuten dauert, die aufgelaufenen Emails zu beantworten und zu bearbeiten. So macht Arbeiten Spass! Zum Teil 3 gehts hier weiter…

Ordnung in den E-Mails – Teil 1

Januar21

“Es gibt keine Informationsflut, es gibt nur schlechte Filter.” Clay Shirky

Ordnung im Posteingang ist nicht nur das halbe sondern das ganze Online-Leben. Wer Herr über seine E-Mails sein möchte, muss seinen Posteingang sauber halten und gut organisieren. Wenn man eine asynchrone Arbeitsweise verfolgt, ist der E-Mail-Eingang der zentrale Punkt in der Kommunikation und dementsprechend wichtig.
Dennoch verstehe ich den ganzen Hype nicht, der um E-Mails gemacht wird. Es gibt zig Produktivitäts-Plugins und sogar ein Buch über E-Mail-Produktivität wird gerade geschrieben. Dabei ist die Organisation denkbar einfach: Wer Ordnung haben möchte, muss den für seine Ansprüche perfekten Stauraum haben und dann aufräumen.

Der perfekte Stauraum

Für meine Ansprüche ist der perfekte Stauraum Gmail. Da ich versuche, meinen Aufwand mit E-Mails so gering wie möglich zu halten, brauche ich ein Tool, das in möglichst minimalistischer Ausführung mit so vielen Schubladen wie möglich meine vielen verschiedenen E-Mail-Accounts bündelt und mir einen perfekten Überblick bietet. Ich wollte versuchen, mit so wenig Schnick-Schnack wie möglich Herr meiner E-Mails zu sein und auf einen Blick wissen, was als nächstes zu tun ist. Mir war wichtig, jeden Tag so weit wie möglich entscheiden zu können, was wichtig, was zu tun ist und was nicht. Klar gibt es fixe Termine und persönliche Treffen, für den Rest war mir aber wichtig, intuitiv aus einem Pool an Aufgaben zu wählen. Ich wollte von den Dingen, die zu erledigen waren, immer auch diejenigen zuerst machen, die in dem Moment am meisten Spass machten.

Ich nutze Gmail mit dem minimalistische Layout (>>Einstellungen >> Registerkarte Designs >>Miniaturansicht “minimalistisch“), da ich folgende Punkte für mein System als ideal erachte:

  • Die Offline-Version ermöglicht E-Mail-Zugriff auch dann, wenn keine Internetverbindung vorhanden ist. Das ist ideal, wenn man offene Projekte unterwegs bearbeiten möchte, etwa im Flugzeug.
  • Labels können genau das Gleiche wie Ordner, sie haben neben der visuellen Strukturierung noch einen entscheidenden Vorteil: Sie können mehrfach vergeben werden. Mein System sieht vor, jede E-Mail einer Person, einem Kunden oder einem Projekt zuzuweisen und nach wichtigen Begriffen filtern zu können. Ich brauche die Verbindungen nicht ständig auf dem Radar haben – wenn ich etwas suche, möchte ich es jedoch auf Anhieb finden. Mit Hilfe der mächtigen Suchoperatoren ist dies ohne weiteres möglich
  • Durch die gute Filter-Funktion ist man in der Lage, aktiv die Mail-Flut unter Kontrolle zu bringen, indem man bestimmten Adressen gleich Labels zuordnet und sie archiviert. Durch das Archiv hat man die Informationen für spätere Zeitpunkte mit einer Suchabfrage griffbereit, sie taucht aber gar nicht erst im Posteingang auf. Die Filterfunktion ermöglicht es, den Posteingang ähnlich wie einen Newsreader zu verwenden, besonders für Informationen wie Newsletter von Kunden, Partnern, Branchennews etc., die nicht unbedingt von den Betreibern öffentlich ins Netz gestellt werden.
  • Die Labs bieten eine große Anzahl an Features, mit deren Hilfe man sich alles “customizen” möchte, was man braucht. Der Senden & Archivieren Button ist ebenso nützlich wie das gespeicherte Antworten-Feautre .

Doch das beste System nützt nichts, wenn man es nicht umsetzen kann: in Ordnung in den E-Mails Teil 2 geht’s weiter mit der Filter & Lable-Einstellungen.

Mediendiät

Januar15

Seit genau einem Jahr verzichte ich nun beinahe komplett auf den Konsum von klassischen Medien. Mich störten einige Dinge gewaltig, und anstatt tatenlos zuzusehen, habe ich die Flucht nach vorne angetreten: heraus kam meine Mediendiät, die ich in den folgenden Zeilen beschreiben möchte.
In meiner Betrachtung des zeitlichen Faktors der Happy-Matrix habe ich darüber geschrieben, dass die meisten Deutschen ihre Freizeit zu einem Großteil mit Medienkonsum verbringen. Nachrichten, Zeitung – all das war auch für mich ein enormer Zeitfresser, der mir, gemessen am Output – kaum einen Mehrwert lieferte.
Der Tropfen, der das Fass zum überlaufen brachte, war eine Reise nach Israel. Ich bekam E-Mails und SMS von Freunden ob ich noch lebte. Dabei hatte ich sowohl mit Israelis als auch mit Palästinensern eine einmalig schöne Zeit – und mir wurde klar, wie verschoben unser Bild der Welt doch war!
Das, worüber die Medien berichten, wird in unseren Köpfen Realität. In den Nachrichten kommen dauernd Berichte über Unruhen und Anschläge, und wenn man es sich recht überlegt dominieren Israel, Palästina, Afghanistan und der Irak unsere Berichterstattung.

Also beschloss ich, eine Mediendiät durchzuführen. Dies beinhaltete:

  • keine Zeitung
  • keine Nachrichten in Radio und Fernsehen
  • keine seichte Unterhaltung wie Talkshows oder Musiksender
  • keine Nachrichtenseiten im Internet

Anstatt des Radios läuft bei mir zuhause nun Musik, der Fernseher ist die meiste Zeit aus – wenn er läuft dann sehe ich meist Reisereportagen. Ich lese einmal die Woche den Spiegel, spare aber alles aus, was mit Politik und Meinungsmache zu tun hat. So picke ich mir ein paar Artikel raus – und genieße die gute Schreibe von einigen der besten Journalisten Deutschlands. Vor Reisen oder wenn mich ein Thema wirklich interessiert, bilde ich mich vor allem durch Bücher oder durch Gespräche mit Leuten, die wirklich was zu sagen haben.

Mein Studium der Kommunikationswissenschaften hat mir das Handwerkszeug mit auf den Weg gegeben, relativ einfach hinter die Fassaden der Medienlandschaft zu blicken. Ich möchte hier nicht zu theoretisch werden – aber man muss eh keine wissenschaftliche Ausbildung haben, um folgende Aussage unterschreiben zu können:

  • Wie der Name schon sagt sind Medienunternehmen Unternehmen, haben also in der Regel eine gewinn-maximierende Ausrichtung, wobei der Fokus auf Werbung als Haupteinnahmequelle liegt. Dies beeinflusst wiederum maßgeblich die Auswahl der zu veröffentlichten Materialen.
  • Aufgrund des wirtschaftlichen Drucks in der Medienlandschaft können es sich die Medienunternehmen nicht leisten, an allen möglichen Stellen Reporter zu unterhalten, was dazu führte, dass nur noch ein fünftel aller Beiträge in Zeitungen selbst recherchiert sind: Der Rest wird leicht redigiert, also größtenteils ungefiltert von anderen Quellen übernommen: von Nachrichtenagenturen oder Pressemitteilungen von Unternehmen, Parteien oder der Regierung.
  • Zudem sind die Medien nicht so unabhängig, wie uns immer glaubhaft gemacht wird. Die Politik mischt sich in Äußerungen und Berichte von Journalisten ein und zwingt diese zu Korrekturen. Die Wirtschaft nutzt Werbeetats und Anzeigenbudgets um teilweise eine positive Berichterstattung zu erzwingen. Schließlich sind die Medien diejenigen, die die öffentliche Meinung bilden. Die PR ist eine Milliardenindustrie.
  • In Deutschland, aber auch in den übrigen westlichen Gesellschaften sind die großen, meinungsmachenden Medien seit Anfang des letzten Jahrhunderts im Besitz von einer handvoll Leuten. Den Konsumenten wird eine breite, unabhängige Medienlandschaft vorgegaukelt, in deren Hintergrund jedoch von einigen wenigen Unternehmen die Fäden gezogen werden, um uns gezielt zu beeinflussen.

All dies lies mich den Medien  immer schon kritisch gegenüber treten. Was mich aber wirklich störte, war der negative Beigeschmack, den ich beim Medienkonsum serviert bekam. Kein Tag ohne Hunderte von Toten und Verletzten, Terror-Panikmache und Einschüchterung. Warum soll uns Tag täglich weiß gemacht werden, dass wir in einer schlechten Welt leben? Was soll diese Einschüchterung?
Negativität in den Nachrichten bezeichnet man in der Kommunikationswissenschaft als einen sogenannter Nachrichtenwert. Ein Nachrichtenwert ist ein Einflussfaktor der entscheidet, ob eine Nachricht es wert ist, veröffentlicht zu werden oder nicht. Und da negative Nachrichten eher den Ängsten und Erwartungen der Leser und Zuschauer entsprechen, als gute Nachrichten, schaffen Sie es vermehrt durch den Filter. Wissenschaftliche Theorien hin oder her – ich möchte hier keinesfalls die langjährige Arbeit der Soziologen und Kommunikationswissenschaflter in Frage stellen. Ich kann nur von meinem ganz persönlichen Gefühl sprechen – und das sagte mir, nicht mehr im Strom der Meinungsmache mitzuschwimmen und der hirnlosen Unterhaltung sowie der vielen schlechten Nachrichten zu entsagen.

Wie hat sich die Mediendiät auf mich ausgewirkt? Bin ich ein ignoranter, weltfremder, völlig verblödeter Aussteiger geworden, der nicht mehr mitreden kann?

Eine Mediendiät heißt nicht, sich den Geschehnissen auf der Welt zu versperren. Ich konsumiere nur AKTIV keine Nachrichten mehr. Wenn es ein wirklich wichtiges Ereignis durch diesen Filter schafft, setze ich mich mit ihm auseinander, besorge mir die wichtigen Hintergrundinformation und bilde mir meine eigene Meinung.

Ich halte meine Diät nun seit über einem Jahr durch, genau genommen genieße ich Sie. Es ist fast erschreckend einen solchen Schritt zu wagen, aber mir fehlt rein gar nichts! Ich habe mehr Zeit, weniger Sorgen und führe weniger sinnlose Gespräche. Neben meiner Selbständigkeit  und dem Sport war die Mediendiät die Sache, die mich 2009 am meisten voran gebracht hat.
Wer sich weiter mit der Materie auseinander setzen möchte, dem sei Noam Chomsky ans Herz gelegt, besonders sein Buch: Thought Control in a Democratic Society bringt einem ungeahnte Einsichten in die Welt der Manipulation.


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